CARA MENGATASI KENDALA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Beberapa solusi yang dapat ditawarkan dalam mengatasi kendala-kendalavyang muncul dalam proses komunikasi organisasi antara lain :
1.Hubungan Antar Persona
Menciptakan hubungan intim yang dimiliki dengan orang-orang lain dalam tingkat pribadi, antar teman, sesama sebaya ataupun dengan atasan, biasanya disebut hubungan antar persona. Suatu anailisis khusus tentang hubungan antar pesona menyatakan bahwa kita akan berhasil menciptakan komunikasi dalam organisasi bila melakukan hal-hal berikut ini
1) Menjaga kontak pribadi yang akrab tanpa menumbuhkan perasaan bermusuhan
2) Menetapkan dan menegaskan identitas kita dalam hubungan dengan orang lain tanpa membesar-besarkan ketidaksepakatan.
3)Menyampaikan informasi kepada oranglain tanpa menimbulkan kebingunngan, kesalahpahaman, penyimpangan, atau perubahan lainnya yang disengaja
4) Terlibat dalam pemecahan masalah yang terbuka tanpa menimbulkan sikap mbertahan atau menghentikan proses
5) Membantu orang-orang lainnya untuk mengembangkan gaya hubungan persona dan antar pesona yang efektif
6) Ikut serta dalam interaksi social informal tanpa terlibat dalam muslihat
Hubungan antar pesona cenderung menjadi lebih baik bila kedua belah pihak melakukan hal-hal berikut yaitu menyampaikan perasaan secara langsung dan dengan cara yang hangat dan ekspresif, menyampaikan apa yang terjadi dalam lingkungan pribadi mereka melalui penyingkapan diri, menyampaikan pemahaman yang positif, hangat kepada satu sama lainnya dengan memberikan respons-respons yang relevan dan penuh pengertian, bersikap tulus kepada satu sama lain dengan menunjukan sikap menerima secara verbal maupun non verbal, selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat terhadap satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi dan ramah, berterus-terang mengapa menjadi sulit atau bahkan mustahil untuk sepakat satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi, cermat, jujur, dan membangun.
2. Hubungan Posisional
Hubungan posisional ditentukan dengan pendekatan struktur dan tugas-tugas fungsional anggota organisasi. Menurut Koontz dan O’Donnel (1968) untuk mengatasi kesalahan umum yang merintangi kinerja efektif dan efisien individu dalam organisasi yang disebabkan ketidaklancaran proses komunikasi di organisasi adalah:
a. Merencanakan penempatan / pengaturan jabatan secara benar
Sebagian dari kegagalan untuk merencanakan dengan benar lebih banyak terletak pada pengaturan orang-orang dari jabatan yang diberikan dari atasan sehingga pada akhirnya terjadi kegagalan dalam komunikasi horizontal dan vertikal yang ada dalam organisasi. Untuk dapat mencairkan kondisi tersebut ada baiknya melakukan rencana penempatan orang-orang yang ada di organisasi dengan berdasarkan kemampuan dan kesenioritasan yang diakui oleh individu-individu yang ada dalam organisasi
b. Berusaha menjernihkan hubungan
Kegagalan untuk menjernihkan hubungan organisasi menimbulkan kecemburuan, percekcokan, ketidakamanan, ketidakefisienan,dan pelepasan tanggung jawab lebih banyak dari kesalahan lainnya dalam pengorganisasian. Untuk itu perlu adanya individu yang dapat menjadi jembatan untuk mencairkan situasi kebekuan komunikasi horizontal dan vertikal antar sesama rekan dan antara bawahan – atasan..
3. Hubungan berurutan
Informasi disampaikan ke seluruh organisasi formal oleh suatu proses; dalamproses ini orang dipuncak hierarki mengirimkan pesan ; kepada orang kedua yangkemudian mengirimkannya lagi kepada orang ketiga. Reproduksi pesan orang pertama menjadi pesan orang kedua, dan reproduksi pesan orang kedua menjadi pesan orang ketiga. Tokoh kunci dalam sistem ini adalah pengulang pesan (relayor).
A.G. Smith (1973) memperkenalkan empat fungsi dasar yang dilakukan seorangpengulang pesan, yaitu :menghubungkan, menyimpan, merentangkan dan mengendalikan. Para pengulang pesan adalah orang-orang perantara – penengah antara pengirim dan penerima. Mereka menghubungkan unit-unit sistem dengan menyelaraskan unit-unit tersebut satu sama lainnya19. Adakalanya pengulang pesan mengubah pesan yang dibawanya untuk tujuan menghasilkan keharmonisan antara unit-unit dalam sistem tersebut, namun mengubah pesan.
Menurut Koontz dan O’Donnel (1968) untuk mengatasi kesalahan umum yang merintangi kinerja efektif dan efisien individu dalam organisasi yang disebabkan ketidaklancaran proses komunikasi di organisasi adalah:
1) Merencanakan penempatan / pengaturan jabatan secara benar. Sebagian dari kegagalan untuk merencanakan dengan benar lebih banyak terletak pada pengaturan orang-orang dari jabatan yang diberikan dari atasan sehingga pada akhirnya terjadi kegagalan dalam komunikasi horizontal dan vertikal yang ada dalam organisasi. Untuk dapat mencairkan kondisi tersebut ada baiknya melakukan rencana penempatan orang-orang yang ada di organisasi dengan berdasarkan kemampuan dan kesenioritasan yang diakui oleh individu-individu yang ada dalam organisasi
2) Berusaha menjernihkan hubungan kegagalan untuk menjernihkan hubungan organisasi menimbulkan kecemburuan, percekcokan, ketidakamanan, ketidakefisienan, dan pelepasan tanggung jawab lebih banyak dari kesalahan lainnya dalam pengorganisasian. Untuk itu perlu adanya individu yang dapat menjadi jembatan untuk mencairkan situasi kebekuan komunikasi horizontal dan vertikal antar sesama rekan dan antara bawahan – atasan..
Dalam mengatasi kendala komunikasi dalam organisasi terdapat beberapa solusi untuk meminimalisir yaitu menciptakan hubungan intim yang dimiliki dengan orang-orang lain dalam tingkat pribadi, antar teman, sesama sebaya ataupun dengan atasan, biasanya disebut hubungan antar pesona. Kemudian perencanaan / pengaturan jabatan secara benar dan usaha untuk menjernihkan hubungan serta membuat reproduksi pesan orang pertama menjadi pesan orang kedua, dan reproduksi pesan orang kedua menjadi pesan orang ketiga. Tokoh kunci dalam sistem ini adalah pengulang pesan (relayor).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar